Восемь отчётов и управленческое решение по каждому. Собираются на штатных средствах, без BI и доработок.
Почему отчётов много, а пользы мало
Типичная картина: в портале десятки готовых отчётов, руководитель не смотрит ни один. Причина не в отчётах, а в том, что непонятно, какое решение по ним принимать.
Отчёт полезен, когда у него есть три вещи: норматив (какое значение считается нормальным), периодичность просмотра и действие при отклонении. Ниже — восемь отчётов именно в таком виде.
Ежедневно, пять минут
1. Обращения без ответа
Что смотрим: лиды и сделки, созданные сегодня, где не было ни одного исходящего действия.
Норматив: ноль к концу дня.
Решение: если есть — разбираемся сегодня же. Клиент, которому не ответили в первый день, чаще всего уже написал конкуренту.
2. Просроченные задачи по сделкам
Что смотрим: задачи с истёкшим сроком у активных сделок.
Норматив: [ваш — обычно не больше 5% от активных]
Решение: разовое отклонение — вопрос к менеджеру. Устойчивое — признак того, что задачи ставятся формально и сроки нереальные.
Еженедельно, полчаса
3. Воронка в штуках и деньгах
Что смотрим: сколько сделок и на какую сумму стоит на каждой стадии.
Что ищем: стадию, на которой скапливается больше всего. Это узкое место, и оно почти никогда не там, где кажется.
Решение: разбираем конкретную стадию. Если копится на «Предложении» — вопрос к качеству расчётов и скорости их подготовки. Если на «Согласовании» — к условиям и работе с возражениями.
4. Сделки без следующего шага
Что смотрим: активные сделки, у которых нет незакрытой задачи или дела.
Норматив: не больше 10–15% от активных.
Решение: это самый честный индикатор того, работает команда в системе или имитирует. Сделка без следующего шага не двигается сама.
5. Зависшие сделки
Что смотрим: сделки, стоящие на одной стадии дольше [ваш срок — например, 14 дней].
Решение: по каждой — либо действие, либо честный отказ. Зависшая сделка в воронке завышает прогноз и мешает планировать.
Ежемесячно, час
6. Конверсия по этапам
Что смотрим: какой процент сделок переходит с этапа на этап.
Что ищем: этап с самым большим падением.
Решение: это точка, где вложение даёт наибольший эффект. Поднять конверсию с «Предложения» в «Согласование» на пять пунктов обычно дешевле, чем увеличить поток лидов на треть.
7. Причины отказов
Что смотрим: распределение закрытых-неуспешных по причинам.
Решение: «дорого» на первом месте — это не всегда про цену, чаще про то, что не донесли ценность. «Выбрали другого» — повод узнать, кого именно. «Не отвечает» с большой долей — проблема в квалификации на входе, тратим время не на тех.
Важное условие: причина должна быть обязательной при закрытии, иначе отчёт покажет пустоту.
8. Источники: откуда приходят деньги
Что смотрим: количество сделок и выручку в разрезе источника.
Решение: видно, какой канал приносит выручку, а не заявки. Часто выясняется, что канал с самым дешёвым лидом даёт самые плохие сделки.
Условие то же: поле источника должно заполняться всегда, лучше автоматически.
Что делать, если цифры не сходятся с ощущениями
Почти всегда это значит, что данные заполняются не полностью, а не что отчёт врёт. Проверьте в таком порядке:
- Все ли обращения попадают в систему, или часть идёт мимо.
- Заполняются ли суммы.
- Закрываются ли проигранные сделки или висят в работе.
- Совпадает ли стадия с реальным состоянием переговоров.
Пока эти четыре пункта не в порядке, любой отчёт будет показывать красивую неправду.
Минимальный набор для старта
Если внедряете с нуля, не пытайтесь настроить всё сразу. Возьмите три отчёта: обращения без ответа, сделки без следующего шага, воронка в деньгах. Этого хватает, чтобы увидеть большинство проблем.